Zeven eenvoudige regels voor effectieve e-mailcommunicatie en bereik - DeLaatbusiness

Zeven eenvoudige regels voor effectieve e-mailcommunicatie en bereik

6 min


125
Dummy image 6 gratis internet marketing ebooks, klik hier voor download

Communicatie is de sleutel tot succes in het leven. Ongeacht uw branche, veld, carrière, dagelijkse verantwoordelijkheden of taken, communicatie is een integraal onderdeel van uw succes. 

Dit geldt met name voor SEO en linkbuilding, waar communicatie van cruciaal belang is voor het opleiden van klanten, het verkrijgen van buy-in, het uitvoeren van campagnes, het beveiligen van links en het presenteren van resultaten.

E-mail is de primaire communicatiemethode in de digitale wereld van vandaag. Als je niet goed kunt communiceren via e-mail, zul je het moeilijk hebben.

Voordelen van effectieve communicatie

  1. Zorgt voor vertrouwen, bepaalt de reikwijdte van het project en bepaalt de verwachtingen.
  2. Voert en benadrukt de juiste informatie.
  3. Zorgt ervoor dat beide partijen begrepen worden.
  4. Identificeert teamobstakels en faciliteert probleemoplossing.
  5. Zorgt voor klant-, team- en persoonlijke tevredenheid.

Je vermogen om jezelf goed te presenteren, ideeën uit te wisselen en pitchen is fundamenteel voor succes.

Laat me duidelijk zijn:

Kennis, vaardigheden en integriteit zijn essentieel voor elk bedrijf. Maar goed kunnen communiceren is cruciaal in alle aspecten van het werk.

Goede communicatie verhoogt de waarde, schept vertrouwen, bouwt vertrouwen op, lost problemen op, onthult obstakels en faciliteert vrijwel elk onderdeel van een SEO-campagne en -relatie met klanten, supervisors en teamleden.

Communicatie is dubbel waardevol in het opbouwen van links , wat een-op-een communicatie met andere site-eigenaren vereist om verbindingen te beveiligen. Je moet effectief communiceren WAAROM het in het belang van hun (of hun doelgroepen) is om te linken.

Hier zijn mijn regels voor effectieve e-mailcommunicatie (en outreach):

  1. Gebruik sjablonen voor indeling.
  2. Ken je publiek.
  3. Leid met waarde.
  4. Wees duidelijk en beknopt.
  5. Actieve taal wint.
  6. Stuur volledige e-mails.
  7. Opvolgen.

Wat is het doel van uw e-mail? Elk onderdeel van uw e-mail (onderwerpregel, structuur, woordkeuze) moet dat ondersteunen.

1) Sjablonen: hoe e-mails opmaken

Iedereen heeft vreselijke in serie geproduceerde e-mails ontvangen met een sjabloon die geen aanpassing bevat.

Als ik nog een e-mail ‘Beste webmaster’ ontvang …

Desondanks geloof ik vurig in de waarde van sjablonen. Sjablonen leiden tot systemen en processen die leiden tot goed geformatteerde e-mails die gemakkelijk te lezen en te begrijpen zijn (en niet te vergeten producten).

Mijn vuistregel voor het al dan niet gebruiken van een sjabloon is:

  1. Verstuur ik meerdere e-mails naar een vergelijkbare doelgroep?
  2. Zal ik in de toekomst een soortgelijke e-mail sturen?
  3. Bestaat er een optimale manier om de informatie te structureren om mijn boodschap over te brengen?

Het geheim van een goede sjabloon is lijstsegmentatie. Uw sjabloon moet worden aangepast aan uw doelgroep, zodat er voldoende ruimte is voor variantie als dat nodig is.

Tenzij ik een thread beantwoord of een unieke e-mail verzend, is het zeer waarschijnlijk dat ik een bepaalde vorm van een sjabloon gebruik.

Zelfs handgeschreven e-mails volgen een algemeen formaat (AKA-sjabloon). Denk aan de verschillende e-mails die u elke dag moet verzenden. Ik wed dat er een handvol algemene sjablonen zijn die u volgt, zelfs als u elke e-mail afzonderlijk samenstelt.

Hier is een voorbeeld van een sjabloon die ik vaak gebruik:

Aanbevolen e-mailsjabloon

Dit is wat ik gebruik wanneer ik een positieve vermelding van iemand of hun bedrijf in een post opneem. Dit helpt me een verbinding op te bouwen, waarschuwt hen voor het feit dat ze zijn genoemd en waarom, en misschien biedt ze me zelfs een paar sociale aandelen.

Processen maken is de sleutel tot effectiviteit. Dit idee van optimaliseren moet niet nieuw zijn voor het SEO-publiek

2) Ken je publiek

De belangrijkste communicatieregel is om het hele gesprek rond uw doelgroep te baseren.

Denk er over na:

Hoe praat je met een collega? Een toezichthouder? Een cliënt? Een goede vriend? Je ouder?

Stijl, toon, woordkeuze en communicatiemodus verschillen per doelgroep. Het is communicatie 101 – je moet het gesprek structureren dat logisch is en effectief is voor dat publiek.

Dit is wat u moet weten over uw contactpersoon voordat u een e-mail opstelt:

  1. Naam
  2. Titel / positie
  3. Persoonlijkheid
  4. Authority / invloed
  5. Hun communicatiestijl
  6. Hoe vaak ze zijn gegooid
  7. Uw professionele relatie.

Als je vergelijkbare e-mails verzendt, ongeacht het publiek, communiceer je niet effectief.

3) Waarde-eerste communicatie

Er is altijd een reden waarom je een e-mail stuurt.

Om effectief te communiceren, moet duidelijk zijn waarom u een e-mail hebt verzonden en waarom het belangrijk is voor de persoon die u e-mailt.

Het is het laatste stukje – waarom uw e-mail belangrijk is voor uw contactpersoon – dat is het belangrijkst. Daarmee leid je hoe je waarde creëert en aandacht krijgt.

Je hoeft geen lange introductie te schrijven over wie je bent, of waarom wat je doet van belang is voor de wereld. Leid met de waarde voor uw publiek.

Waarom zouden ze erom geven?

Hoe eerder u deze vraag in een e-mail kunt beantwoorden, hoe beter.

Bij het bewerken van een sjabloon, is mijn eerste stap altijd om de “why this matters to you” -verklaring naar de top te verplaatsen (of zo dicht mogelijk bij de top).

Hier is een e-mailbericht dat ik vaak ontvang:

Voorbeeld van e-mailhoogte

Dit is hoe ik deze e-mailwaarde eerst zou willen maken.

Hallo Cory,

Ben je bezig om je verkoop- en marketingbandbreedte te verbeteren?

(aangepaste lijn die rechtstreeks spreekt naar de positie van de persoon of het bedrijf).

Bij [redacted] bieden we u een op maat gemaakte B2B-lijst voor uw potentiële accounts, leadgeneratie en datamanagementservices, zodat u de klant bent terwijl wij al het onderzoek doen.

Wij zijn gespecialiseerd in:

  • Witboek leadgeneratie.
  • Onderhoud en nauwkeurigheid van CRM-gegevens.
  • Marktintelligentieonderzoek.
  • Markttoewijzing en marktbeoordeling.

Laten we bespreken hoe [geredigeerd] u kan helpen uw doelen te bereiken.

Is het perfect? Nee – dit is niet mijn zaak dus ik kan de boodschap of positionering niet herwerken. Ook ben ik niet van plan om lijstopbouw te kopen of te delocaliseren, dus ik heb de verkeerde doelgroep.

Deze opnieuw ingedeelde versie leidt echter met waarde. Het verspilt geen tijd. Als het niet de juiste pasvorm is, kunnen ze meteen doorgaan. Als dat zo is, is de kans groter dat ze deze ook daadwerkelijk lezen en beantwoorden.

Er moet altijd een reden zijn WAAROM u de e-mail verzendt.

Begraaf uw lede niet.

4) Duidelijk en beknopt

Het geheim van goed schrijven is liberale bewerking.

Schrijf uw e-mail en knip er vervolgens zoveel mogelijk van af. Knip dan een beetje meer.

Ik ben dol op knippen:

  • Ongewenste woorden: dat, veel, ding, zoals, voelt,
  • Euphemisms: begrijp het, hoor, help, neem de tijd, laat het me weten, kijk ernaar uit, vind het leuk, blijf natuurlijk, etc.
  • Bijwoorden: volledig, specifiek, volledig, vooral, enz.
  • Onjuiste voornaamwoorden: onnodige overschakeling. Houd het de eerste persoon zo veel mogelijk.
  • Alles: als ik het kan knippen, zal ik het doen.

Controleer de e-mails niet obsessief voordat u ze verzendt. Snijd in plaats daarvan alles totdat je WEET dat er geen rotzooi meer is. Iedereen zal er blijer van worden.

5) Actieve stem is voor mensen

Actieve stem communiceert het juiste perspectief en de juiste reeks gebeurtenissen in e-mail.

E-mailrapporten zijn vooral afhankelijk van actieve stem, omdat passieve stem het werk mogelijk verkeerd voorstelt.

Passieve taal berooft communicatie van oorzaak en gevolg, maakt het onduidelijk welke actie tot welk resultaat heeft geleid en legt de nadruk op waarde in uw e-mailcommunicatie.

Als je worstelt met actieve of passieve stem, zoek dan naar ongemakkelijke frasering en denk na over wie wat heeft gedaan. Zorg ervoor dat je de informatie om wat voor reden dan ook niet versluiert.

Een paar voorbeelden van passief versus actief:

“De pagina is geoptimaliseerd door de SEO.” Versus “De SEO optimaliseerde de pagina.”

“Acht banden werden door de ploeg gebouwd gedurende de maand.” Versus “Het team heeft deze maand acht links gebouwd.”

“Rankings zijn verbeterd en het zoekverkeer is toegenomen door onze gecombineerde SEO-inspanningen.” Versus “Onze SEO-inspanningen verbeterden de ranglijst en het toegenomen zoekverkeer.”

Een passieve stem ondermijnt uw toon, verwart uw betekenis en verzwakt uw positie.

6) Voeg je pitch toe

Pitch geen verzoek om te pitchen. Doe het niet.

Het gebeurt vaak:

toonhoogte om te pitchen

Het beste scenario is een “ja, stuur mee op een pitch.” Datzelfde antwoord kan uw ACTIEF doel zijn geweest – een link, een publicatie, verslaggeving, vergadering, enz.

Maak het leven niet moeilijker dan het moet zijn. Iedereen is druk en iedereen ontvangt te veel e-mails. Pseudo beleefdheid zal de kans dat je pitch succesvol zal zijn niet vergroten, vooral als je regel # 2 volgt en alleen e-mails verzendt als je waarde hebt om toe te voegen.

De beste e-mails beantwoorden elke vraag in de eerste e-mail. Overweeg je publiek en zorg ervoor dat je alles in redelijkheid behandelt.

7) Follow-up – Het is beleefd

Als u koppelingen bouwt of promotiemails verzendt, doet u uw werk niet als u geen follow-up neemt.

Het is niet onbeleefd om vervolgmails te sturen – het is beleefd.

De vervolgmail is een goede lakmoesproef voor de waarde van uw e-mail.

Als je denkt dat je iets van waarde te bieden hebt, moet je niet verlegen zijn om een ​​herinnering te sturen om ervoor te zorgen dat de persoon de kans krijgt om je e-mail te bekijken.

Je doet ze echt een plezier door ervoor te zorgen dat ze geen redelijke kans missen. Als je je niet zo voelt, heb je je aanpak niet genoeg verfijnd. Je moet geloven in de waarde van je boodschap, de beknoptheid van de outreach, de doelen van je contact.

De maximale limiet die ik zal verzenden is vier. Het origineel, met drie berichten met draad.

Dit is niet voor contacten met wie ik een duidelijk omschreven relatie heb – alleen als ik denk dat iemand echt mijn e-mails mist en ik een waardevolle reden heb om contact met hen op te nemen.

Ik kan je niet vertellen hoe vaak ik mijn derde (of zelfs vierde) e-mail positief heb ontvangen. Mensen zijn druk.

Als u helemaal geen follow-up van uw eerste e-mail ontvangt, mist u een enorme kans


Erwin@delaatbusiness.com
Dag, Hulp nodig met internet marketing of websites maken? neem dan contact op

0 Comments

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *